Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą

Ostatnie zmiany dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej miały miejsce w roku 2019. W zmianach tych rozróżnione zostały dokumenty, które firma powinna gromadzić w aktach osobowych oraz te, które muszą być gromadzone poza nimi.

Jak długo jednak przechowywać dokumentację pracowniczą? Jaka jest w ogóle podstawa prawna dotycząca obowiązku prowadzenia dokumentów? I co jeszcze warto o tym wiedzieć? Na wszystkie te i inne pytania odpowiadamy poniżej. Serdecznie zapraszamy do zapoznania się z naszym artykułem.

Czym jest dokumentacja pracownicza?

Pod tym pojęciem występują akta osobowe poszczególnych pracowników i cała pozostała dokumentacja związana ze stosunkiem pracy personelu. Obszar dokumentacji pracowniczej został określony w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Obszar akt osobowych obejmuje 4 grupy:

• Część A. To oświadczenia albo dokumenty, które dotyczą danych osobowych, zgromadzonych w wyniku z rekrutacją. To również badania i orzeczenia lekarskie dotyczące wszelkiego typu badań lekarskich.
• Część B. To z kolei oświadczenia i dokumenty, które dotyczą zawarcia stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia konkretnego pracownika.
• Część C. Do tej części należą oświadczenia i dokumenty dotyczące rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy.
• Część D. To odpisy o zawiadomieniu o ukaraniu i pozostałe dokumenty dotyczące ponoszenia przez personel odpowiedzialności porządkowej albo odpowiedzialności. To wszystko opisane jest w osobnych przepisach.

Warto też wspomnieć o dokumentacji w sprawach, które powiązane są z samym stosunkiem pracy. Te dokumenty obejmują:

• ewidencjonowanie czasu pracy,
• ubieganie się oraz korzystanie z urlopu wypoczynkowego,
• kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę oraz pozostałych świadczeń dotyczących pracy; to też wnioski pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
• kartę ewidencji przydziału ewentualne odzieży oraz obuwia roboczego czy innych środków ochrony indywidualnej; to również dokumenty dotyczące wypłaty ekwiwalentu za używanie osobistej odzieży, ich prania i konserwacji.

Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej znajduje się w przepisie artykułu 94. kodeksu pracy. Nakłada on na firmę obowiązek prowadzenia w formie papierowej albo elektronicznej:

• akt osobowych poszczególnych pracowników,
• dokumentacji w sprawach, które związane są ze stosunkiem pracy.

Wszystkie te rodzaje dokumentacji mają jedną wspólną nazwę – dokumentacji pracowniczej.

Warto również widzieć, że ten sam artykuł nakazuje również gromadzić dokumentację w sposób, który umożliwia zachowanie jej poufności, integralności oraz dostępności i kompletności. Należy przechowywać je w warunkach, gdzie nie zostaną w żaden sposób uszkodzone ani zniszczone. Jak długo? Przez właściwy okres po rozwiązaniu albo wygaśnięciu stosunku pracy.

Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą?

Zgodnie z obowiązującą ustawą akta pracownicze przechowuje się 10 lat. To o całe 40 lat krócej niż wcześniej. I to niezależnie od tego czy jesteśmy pracodawcami czy zleceniodawcami. Czas przechowywania dokumentacji pracowników, których zatrudniło się między 1 stycznia 1999 roku a grudniem 2018 roku można skrócić z 50 do 10 lat. Można to jednak zrobić jedynie wówczas, jeśli spełnimy wszystkie dodatkowe warunki wynikających z ustawy. Te warunki to:

• przekazanie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oświadczenia
• przekazanie raportu informacyjnego.

Wszystkie akta pracownicze personelu, który został zatrudniony przed 1 stycznia 1999 roku pracodawca ma obowiązek przechowywać przez 50 lat.

Warto pamiętać, że w przypadku, gdy pracodawca nie złoży za swój personel raportów informacyjnych ZUS, to będzie on zobowiązany do pewnych zasad. Jakich? Musi on przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń oraz wszelkie inne dowody, na bazie których ustalana jest podstawa emerytury czy renty. Te świadczenia przyznawane są na starych zasadach. Przez 50 lat od momentu zakończenia przez danego pracownika pracy u konkretnego pracodawcy.

Jak liczyć okres przechowywania dokumentów? Nie jest to wbrew pozorom trudne zadanie. Pracodawca przechowuję dokumentację pracowniczą przez 10 lat od końca roku, w którym ustalony został stosunek pracy. Przykładowo, gdy umowa skończy się dnia 15 maja 2022 roku, to koniec tego okresu mija 31 grudnia 2032 roku.

Co w przypadku gdy pracownik nie odbierze swoich akt?

W takim przypadku należy wszystkie te dokumenty zniszczyć w czasie maksymalnie roku po upływie terminu, na który wyznaczony był odbiór akt. Do czasu zniszczenia tych dokumentów każdy pracownik ma prawo je odebrać.

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 roku jasno wskazuje również, że każdy pracodawca musi przekazać pracownikowi dokument, w którym zawarta jest informacja o czasie przechowywania jego dokumentów czy akt osobowych. Na dokumencie musi znajdować się wyznaczona data odbioru. Warto jednak pamiętać, że obowiązek ten dotyczy wyłączni tych pracodawców, którzy przechowują akta w formie papierowej.